Privacyverklaring Magentazorg

Wat zijn persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn alle gegevens die verwijzen naar een persoon. Dat kan een naam, een adres of een telefoonnummer zijn. Maar ook informatie over gezondheid (zoals in het medisch dossier) is een persoonsgegeven.

Onder welke wetgeving valt de verwerking van persoonsgegevens?

Magentazorg verwerkt persoonsgegevens voor verschillende doeleinden en heeft daarbij te maken met verschillende wetgevingen. Zo houdt Magentazorg zich aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG: de privacywet).
Daarnaast gelden andere aspecten voor wet- en regelgeving die met de privacy van gegevens te maken hebben, zoals een bewaarplicht. Ook hier houdt Magentazorg zich aan.

Geheimhouding

Medewerkers van Magentazorg gaan vertrouwelijk om met alle gegevens. Zowel artsen, verpleegkundigen als andere zorgverleners van Magentazorg zijn gebonden aan het beroepsgeheim. Zij mogen gegevens over u alléén aan anderen verstrekken nadat u daarvoor toestemming hebt gegeven. Degenen die bij uw behandeling betrokken zijn, mogen wel onderling gegevens opvragen en uitwisselen. Dat mag echter alleen als dat nodig is voor de behandeling.

Met persoonsgegevens medewerkers bedoelen we ook persoonsgegevens van sollicitanten, stagiair(e)s, uitzendkrachten, vrijwilligers en personeel niet in loondienst (bv. ZZP’er). Om taken goed uit te kunnen voeren, verwerkt Magentazorg mogelijk de volgende gegevens:

Algemene persoonsgegevens

• Voor- en achternaam
• Geslacht
• Geboortedatum
• Geboorteplaats
• Adresgegevens
• CV
• Motivatiebrief
• Beeldmateriaal (bijvoorbeeld foto’s)
• Telefoonnummer
• E-mailadres
• Bankrekeningnummer
• Verzekeringsgegevens
• Informatie die u zelf verstrekt, bijvoorbeeld op formulieren

Bijzondere persoonsgegevens

Bijzondere persoonsgegevens zijn extra gevoelig. Gegevens over bijvoorbeeld ras, religie en seksuele voorkeur (bijzondere persoonsgegevens) worden niet geregistreerd. Voor unieke identificatie gebruikt Magentazorg het BSN. Daarom leggen we ook de gegevens van uw identiteitsbewijs vast. Financiële gegevens voor de salarisverwerking zijn gevoelige persoonsgegevens, waarbij de organisatie meer maatregelen treft om hier vertrouwelijk mee om te gaan. Op enkele locaties hangen beveiligingscamera’s. De beelden zijn niet toegankelijk voor onbevoegden en worden gedurende een korte tijd bewaard.

Wij zijn verantwoordelijk voor uw persoonsgegevens

Stichting Magentazorg is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens en vindt een zorgvuldige omgang met die persoonsgegevens zeer belangrijk.

Dit betekent onder meer dat we:

• Vertrouwelijk met alle persoonsgegevens omgaan. We zorgen ervoor dat alleen mensen die bij uw gegevens mogen komen dat kunnen, zowel op de computer als op locaties van Magentazorg.
• Dat we goede beveiligingsmaatregelen hebben genomen om deze persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, oneerlijke toegang en diefstal. Zo beveiligen we de computers en netwerken volgens nationale standaarden, en houden we onze locaties veilig. Papieren gegevens gaan in afgesloten dossierkasten, onze medewerkers laten geen gegevens liggen en verzamelen geen overbodige gegevens.
• Dat we gegevens zullen verwijderen indien we deze niet meer nodig hebben. Natuurlijk zijn we soms verplicht om zaken langer te bewaren: uw medisch dossier blijft bijvoorbeeld 20 jaar bewaard.

Wij gebruiken persoonsgegevens omdat het nodig is voor het uitvoeren van onze diensten.

We bewaren ook persoonsgegevens omdat dat moet vanwege wettelijke, financiële en/of fiscale verplichtingen. We verwerken alleen de persoonsgegevens die nodig zijn voor het kunnen uitvoeren van onze taken.

Wij delen uw gegevens alleen wanneer dat nodig is

Magentazorg zal uw persoonsgegevens nooit aan derde partijen verkopen. Wel delen we soms persoonsgegevens binnen samenwerkingsverbanden met ziekenhuizen en/of apotheken als dat nodig is voor uw behandeling en verzorging. Bij de zorgleveringsovereenkomst vragen wij hier uw toestemming voor.

Wij werken alleen samen met partijen waarmee we goede afspraken gemaakt hebben

Daarnaast maken we in bepaalde gevallen gebruik van IT-systemen van leveranciers, zoals bijvoorbeeld het ECD waarin medische dossiers worden bijgehouden. Daarbij is het mogelijk dat de leverancier van dat systeem ook toegang heeft tot het systeem waarop persoonsgegevens worden verwerkt. Dit is omdat deze leveranciers het systeem goed moeten kunnen onderhouden, en moeten kunnen handelen in geval van problemen. In alle gevallen zorgen wij ervoor dat deze derde partijen voldoen aan voldoende waarborgen op het gebied van privacy en beveiliging. Dat leggen we vast in ‘verwerkersovereenkomsten’. Daarvoor gebruiken we de branche-standaard van ActiZ/BOZ; u kunt deze zelf ook inzien op AVG-Helpdesk voor Zorg en Welzijn.

We gebruiken uw gegevens alleen voor de doeleinden waar we ze in eerste instantie voor verzameld hebben

Als we bijvoorbeeld uw gegevens hebben verkregen voor een sollicitatie, zullen we deze gegevens niet gebruiken om u te benaderen voor informatie of nieuwsbrieven. Als wij gegevens toch voor een ander doel willen gebruiken, dan zullen we eerst uw toestemming vragen. Die toestemming mag u, zonder nadelige gevolgen, weigeren of herroepen.

We bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan nodig

Uw persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan nodig. Ons streven is om persoonsgegevens te vernietigen zodra we deze niet meer nodig hebben om onze doelen te realiseren. Sommige gegevens worden bewaard omdat het op grond van een financiële en/of fiscale verplichting nodig is. In dat geval worden gegevens zeven jaar bewaard. Uw medische dossier wordt vanwege verplichtingen uit de WGBO 20 jaar bewaard. Na afloop van deze termijn zorgen wij ervoor dat uw persoonsgegevens op zorgvuldige wijze worden verwijderd.

U heeft verschillende rechten als het gaat om uw persoonsgegevens

• U heeft het recht om een verzoek te doen tot inzage of correctie van uw persoonsgegevens. Inzage kan bij voorkeur via de daarvoor bestemde systemen, zoals toegang via het cliëntportaal van Magentazorg.
• U mag vragen om vernietiging van uw dossier. U mag dit vragen voor het gehele dossier of voor een gedeelte daarvan. U kunt uw verzoek om uw dossier te laten vernietigen schriftelijk indienen of ter plekke aan uw contactpersoon verzoeken. In principe moet Magentazorg gehoor geven aan uw verzoek tot (gedeeltelijke) vernietiging van uw dossier, maar niet in alle gevallen. Bijvoorbeeld wanneer uw arts van mening is dat het overduidelijk in uw eigen belang is het dossier of delen daarvan toch te bewaren. Uw arts is namelijk ook gebonden aan zijn zorgplicht.
• U heeft het recht van verzet. Dit betekent dat u zich kunt verzetten tegen het gebruik van uw gegevens voor sommige doeleinden. Denk bijvoorbeeld aan het gebruik van uw gegevens voor campagnes of ander gebruik van uw gegevens.
• U heeft het recht uw gegevens in een standaard, elektronisch formaat geleverd te krijgen, zodat u deze aan andere zorgaanbieders kunt overdragen. Indien een andere zorgaanbieder vergelijkbare systemen gebruikt, kan Magentazorg uw gegevens ook rechtstreeks aan deze andere aanbieder leveren. Magentazorg zal geen kosten in rekening brengen om aan deze verzoeken te voldoen, behalve als verzoeken als excessief beoordeeld worden.

Magentazorg gebruikt functionele en analytische cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen in de browser van uw computer, tablet of smartphone. Magentazorg gebruikt cookies met een puur technische functionaliteit. Deze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt, kunnen bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen onthouden worden en helpen ons om de website goed te laten werken. Ook kunnen wij hiermee onze website ptimaliseren. We anonimiseren deze gegevens vóórdat ze verwerkt worden.

U heeft ook altijd het recht een klacht in te dienen over het gebruik van persoonsgegevens door Magentazorg. Dit kan bij verschillende partijen:

• Bij Magentazorg zelf: u kunt terecht bij uw contactpersoon of de leidinggevende van de afdeling of locatie
• Bij de onafhankelijke Functionaris Gegevensbescherming (contactgegevens onderaan deze verklaring)
• Bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dit kan via hun website.

Als u een verzoek doet zullen we allereerst beoordelen of we uw verzoek in behandeling kunnen nemen. We kunnen besluiten uw verzoek niet in behandeling nemen als we uw identiteit niet voldoende kunnen vaststellen. Zo kunnen we u vragen om u fysiek te legitimeren bij een Magentazorg-locatie; als u dat niet doet kunnen we uit veiligheidsoogpunt weigeren u inzage te geven in gegevens waarvan wij niet weten of die van u zijn. Ook kunnen we een verzoek weigeren als we vanwege wettelijke redenen (bijvoorbeeld een lopende rechtszaak) niet kunnen/mogen voldoen aan een verzoek. Als we uw verzoek in behandeling hebben genomen, zijn er situaties mogelijk waarin wij uw verzoek alsnog moeten weigeren. Wij zullen een verzoek bijvoorbeeld moeten weigeren als de bescherming van de rechten van derden zwaarder weegt: Dit kan voorkomen in gevallen dat uw inzageverzoek ook persoonsgegevens van andere personen bevat. Als we uw verzoek afwijzen, zullen we schriftelijk motiveren waarom we niet aan het verzoek kunnen voldoen. Het kan gebeuren dat u het niet eens bent met onze beslissing op een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering of verzet. In dat geval heeft u het recht om een klacht neer te leggen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.